Nov 13

Bonjour !

Cet article participe à l’événement «Boostez votre efficacité», à l’initiative de Cédric Vimeux sur le blog «Virtuose-Marketing.com».

Il est adapté, avec le consentement de l’auteur, d’un article de Steve Pavlina sur son blog.

En effet, écrivant sur le thème « Booster son efficacité », je trouve qu’il en répond bien à l’esprit : L’article est automatiquement meilleur, et il m’a pris moins de temps à écrire, que si je l’avais complètement rédigé à partir de zéro !

Vous avez certainement remarqué que votre gestion du temps n’est pas toujours facile : c’est qu’il file bien plus vite qu’il n’y paraît, l’impertinent ! Vous aussi, vous vous êtes dit un nombre incalculable de fois : « La journée est déjà finie, mais je n’ai rien fait aujourd’hui ! » ou « Déjà la fin de la semaine ! Qu’est-ce que j’ai fait de concret cette semaine ?… »

Eh oui ! … Il semble que l’on en fasse toujours moins que prévu, et qu’il faudrait que les journées soient plus longues, mais … personne ne peut acheter du temps supplémentaire !

Et puis, cela serait-il vraiment utile et permettrait-il d’en faire vraiment plus ?

Gestion du Temps au Travail

Travaillez moins, mais mieux !

Pensez au Carnet de Bord

Voici une méthode pratique qui va vous permettre d’augmenter très nettement votre efficacité, sans vous obliger à travailler plus dur que vous ne le faites actuellement … au contraire !

La première étape d’une meilleure gestion du  temps consiste à déterminer à quoi vous passez réellement votre temps ; vous pensez que si vous passez  peut-être 10 heures par jour, 60 heures par semaine à votre bureau, vous faites plus ou moins 10 heures par jour de travail effectif ? « Que nenni non point !» risque d’être la réponse.

Pour prendre précisément conscience de la façon dont vous occupez votre temps « de travail », le Carnet de Bord est un excellent outil, simple, efficace et immédiat : vous notez tout ce que vous faites, en le chronométrant. « Consultation et réponse emails : début 9h12, fin 9h48, soit 36 mn ; rédaction article pour événement Virtuose Marketing : début 9h54, fin 11h12, soit 78 mn, etc … ». (Et vous notez aussi ce que vous avez bien pu faire entre 9h48 et 9h54).

Et ainsi pour toute la journée, coups de fil, machine à café, repas, tri des papiers inclus …

Vous verrez que ça peut vous conduire à détailler et minuter une bonne cinquantaine d’actions, voire même plus. N’ayez pas peur d’aller dans les détails.

A la fin de la journée, classez vos petits « bouts de journée » dans des catégories, et déterminez le pourcentage pris par chaque catégorie.

Pour être le plus précis possible, n’hésitez pas à tenir ce Carnet de Bord sur une semaine : il vous permettra de déterminer à quoi vous passez réellement votre temps, et il est tout à fait possible que vous découvriez que vous ne consacrez qu’une petite partie de votre temps à ce que vous considérez comme du travail effectif !

Des études auraient montré que l’employé de bureau moyen ne fait que 1h30 par jour  de travail effectif !

Le reste du temps étant occupé à diverses autres activités dispersées.

Analysez vos résultats

Voyez ce que vous faites réellement de vos journées, et à quoi passe tout ce temps que vous ne considérez pas comme du travail. Prenez-en conscience, et commencez à vous demander comment vous pourriez améliorer votre gestion du temps. (Consulter moins souvent vos emails, passer moins de temps sur le web, par exemple … et éliminer des tâches inutiles)

Calculez votre Taux d’Efficacité Personnelle

C’est le rapport du Temps de Travail Effectif divisé par le Temps Total Passé « au Travail » ou « au Bureau ».

C’est ce taux qu’il va falloir améliorer, car c’est ce travail effectif qui est utile et « enrichissant » (dans les deux sens du terme).

Et cela ne se fera pas en augmentant vos heures de bureau, ce qui apparaît déjà non seulement décourageant de prime abord, mais aussi pas très sérieux : on ne peut pas réellement penser que l’on va améliorer son efficacité dans ces conditions de fatigue et de frustration.

Réduisez vos heures pour vous forcer à être plus efficace

Oui ! Ca peut paraître étrange à première vue, mais comme nous l’avons vu, augmenter votre temps « au travail » ne servirait à rien. Par contre, si vous réduisez votre temps de manière assez significative , vous allez automatiquement le « rationaliser » pour pouvoir effectuer au moins la même quantité de travail ; au lieu de vous démotiver à la perspective de journées de travail sans fin, ce qui arriverait si vous augmentiez votre temps au travail, votre cerveau va au contraire être stimulé par ce temps de travail réduit, et va l’interpréter comme  une denrée rare à ne pas gaspiller. Non seulement, vous allez augmenter votre taux d’efficacité personnelle, mais vous allez en plus gagner du temps libre !

Quand vous avez un temps strictement limité, vous trouvez généralement le moyen d’accomplir votre tâche ; mais si vous avez tout votre temps, il vous est facile de vous noyer dans tout un tas de choses inutiles …

Augmentez progressivement vos heures, tout en maintenant votre Taux d’Efficacité elevé

C’est la dernière étape. Augmentez progressivement votre temps de travail jusqu’à trouver votre juste équilibre. Si vous vous apercevez que vous décrochez et que vous revenez vers vos anciens travers, faites machine arrière.

Non seulement vous aurez boosté votre efficacité et vous aurez trouvé votre temps de travail « idéal », mais vous y aurez également gagné dans votre vie personnelle. Au total, vous aurez gagné du temps et une meilleure qualité de vie ainsi que de meilleurs résultats.

N’hésitez pas à reprendre votre carnet de bord régulièrement, tous les 3 à 6 mois environ, car des habitudes inconscientes peuvent ressurgir à la longue et ralentir de nouveau votre productivité. Vous pouvez alors  aisément corriger ces erreurs et revenir à votre gestion du temps optimale.

C’est une méthode qui exige peu de temps et d’efforts, et dont les bénéfices à long terme peuvent être considérables !

Bien amicalement 🙂

Thierry-Charles                                                                    Photo © ThomasAmby – Fotolia.com

+ Si cet article vous a plu, vous pouvez voter pour lui sur le site de Cédric. C’est le Numéro 19.

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2 Pings to “Le Carnet de Bord pour la Gestion du Temps : on s’en doute instinctivement, ça va mieux en l’expérimentant!”

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  2. La technique de Pomodoro est un moyen simple pour augmenter votre productivité | WebMarketing Elecinfo Says:

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2 Responses to “Le Carnet de Bord pour la Gestion du Temps : on s’en doute instinctivement, ça va mieux en l’expérimentant!”

  1. 1. Benoît Says:

    Bonjour Thierry-Charles,

    Très bon article. D’ailleurs j’aime beaucoup certaines idées de Steve Pavlina, comme ce « taux d’efficacité personnelle » 🙂

    Sinon, mesurer exactement ce que l’on fait au jour le jour peut être un peu pénible à faire pendant une semaine, mais c’est certainement très efficace pour vraiment prendre conscience du temps que l’on perd avec des choses ou activité totalement inutiles…

    Je ne sais pas si j’essaierai cette technique, mais je note ça dans un coin 🙂
    Merci
    Benoît

  2. 2. Thierry-Charles Says:

    Merci beaucoup Benoît pour ton commentaire : je suis d’accord avec toi, c’est astreignant de tout noter (surtout que je ne l’ai pas dit, mais allez … je le dis ici : SP préconise même de noter le temps passé aux toilettes :-)), mais très honnêtement, c’est instructif ! Il y a tant de temps englouti dans des bricoles, et effectivement, on n’en prend jamais aussi bien conscience que quand il est quantifié !

    Bonne chance à toi pour le concours, mais j’ai l’impression que ça marche bien pour toi : bravo 🙂

    Thierry-C.

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